매니저 툴즈에서는 부하직원들과 일대일 개별 면담을 권장하며, 아래와 같은 방식으로 진행됩니다.
미리 일정을 잡는다.
주 단위로 실시한다.
30분 동안 실시한다.
부하직원들 한 사람 한 사람과 실시한다.
부하직원들의 이슈를 중심으로 대화한다.
관리자가 면담 내용을 기록한다.
일대일 면담은 주 단위로 하는 것이 가장 좋습니다.
이렇게 해야 하는 가장 단순한 이유는 대체로 업무를 주간 단위로 나누어 하기 때문입니다. (조사에 따르면, 대체로 3일에서 5일 단위로 봅니다). 여러분은 이번 주에 닥칠 일들의 마감에 대해 생각합니다. 몇 시간만 하면 끝날 수 있는 일도 다음 주가 만기일 경우에는 뒤로 미룹니다. 이번 주 일과에 대해서는 어떤 일들이 있는지 거의 파악하고 있고, 다음 주에 대해서도 어느 정도는 알고 있습니다. 하지만 그 이후에 어떤 일이 일어날 지는 대부분 알 수 없습니다. 부하직원들도 대부분 여러분과 비슷하게 일을 합니다. 해야 할 일을 생각할 때 이번 주에 할 일부터 생각합니다. 다음 주에 일어날 일들은 그리 중요치 않습니다. 지금부터 2주 후는 지금 시점에선 ‘미래’처럼 보이니까요.
직원들에게 일대일 면담을 2주일마다 한 번씩 해보자고 제안해 보면 어떨까요? 그렇게 말한다고 해서 지금 여러분이 하고 있는 일보다 직원이 덜 중요하다는 의미로 해석할 수 있을까요? 부하직원들의 대답은 대체로 이렇습니다.
“상사와 2주 단위로 면담을 합니다. 다른 회의는 매주마다 하면서 저는 마치 ‘뒷전’으로 밀려나는 느낌이 드네요.”
일반적으로, 그렇게 하는 방식은 거의 효과가 없습니다. 이렇게 하기로 한 관리자들의 경우 매주마다 한 시간 동안 면담을 하기로 한 관리자들보다도 훨씬 더 많이 면담 약속을 어기는 경우가 발생했으며, 면담실시율 자체가 좋지 않은 것으로 나타났습니다. 이를 통해 우리가 내린 결론은 다음과 같습니다. ‘너무 바쁘다’는 이유로 주간 일대일 면담을 하지 않기로 결정한 관리자들은 2주일마다 실시하는 일대일 면담에서도 같은 이유로 50% 정도 약속을 지키지 않을 가능성이 높다는 것입니다.
인터뷰를 한 직원들은 계속해서 주 단위로 일대일 면담을 하는 것이 낫다고 대답합니다. 그렇게 하는 것이 업무 리듬에도 자연스럽게 적응되기 때문입니다. 2주일 단위로 하게 되면 면담이 너무 일반적으로 변하게 되고 업무 관련성도 떨어질 것입니다.
또, 일대일 면담을 매주마다 실시하게 되면 2주일 단위로 하는데 비해 얻을 수 있는 이 점이 또 하나 있습니다. 면담이 중단되는 일이 현저하게 줄어든다는 점입니다. 많은 관리자들이 하는 것처럼 면담 약속을 미루게 되면, 부하 직원들에 의해 자주 중단될지도 모릅니다.. 그들은 갑자기 질문을 하거나, “잠깐 1분만 시간을 주세요”라고 말할지도 모릅니다. 그 일분은 실제로는 10분은 족히 될 것입니다.
게다가, 이 책을 읽고 계시는 분들 중, 부하직원들이 10명에서 16명 정도보다 훨씬 더 많다면, 저희가 제공하는 해결책은 효과성이 떨어지기 시작할 것입니다. 우리가 조사한 대상 중에는 30명 정도의 부하직원들을 둔 관리자들이 있었는데 15명 이상보다 더 큰 팀을 대상으로 세분하지는 않았습니다. 발표되지 않은 자료에는 30명 이상의 직원을 둔 관리자들이 주간, 2주간 또는 3주간 단위로 일대일 면담을 했을 때 성과 개선과 직원 유지 효과가 나타나는 것을 보았습니다. 그러나 이 결과는 ‘정상’ 범주 (10명 이하의 직원들을 관리하는) 관리자들에 비해 그 중요성이 떨어집니다.
그렇게 큰 조직을 가진 팀에서는 관리자의 행동 문제보다는 조직 구조상의 문제가 발생한다고 생각합니다. 그리고 이 문제는 관리자의 잘못만은 아닙니다. 팀 크기에 대해 생각해 보는데 도움이 필요하다면, 추천해 드릴 수 있는 내용이 있습니다.
월 단위
우리는 매월에 한 번씩 일대일 면담을 하는 것을 반대합니다. 여태까지 월 단위로 일대일 면담을 해서 성과가 향상된 사례를 본 적이 없습니다. 모든 사례들에서, 성과와 직원 유지율은 변화가 없었거나 오히려 하락했습니다.
이 문제를 이렇게 생각해 봅 시다. 여러분과 관계를 형성하고 싶은 누군가가 이렇게 말했다고 합시다. “한 달에 한 번 30분간 함께 하는 시간을 가집시다.” 이런 말을 들으면 여러분은 콧방귀를 뀔지도 모릅니다. 한 달에 한 번으로는 목표를 세우고 이를 논하는 것이 의미가 없을 것입니다.
직원들은 이런 방식을 좋아하지도 않습니다. 이런 식으로는 서로간 아무런 관계 형성도 신뢰도 쌓이지 않는다고 말합니다. 월별로 한 번으로 시기적절하게 피드백을 줄 수는 없습니다. 직원들은 일대일 면담을 하기 전 주간 보고서를 제출해 달라고 요청하는 데 그치거나, 약식 성과 리뷰 또는 업무 계획을 검토하는 일 정도에 그칠 것이라고 말합니다.
매니저 툴즈의 일대일 면담(MTO3)를 활용하고 있는 전 세계의 수백 명의 경영자들이 있으며, 그들은 이 일을 매주 실행하고 있습니다. 때로는 그들도 일정을 놓치기도 합니다. 하지만 ‘너무 바쁘다는 이유로’ 일대일 면담을 월별로 실시하지는 않습니다. 이 점은 여러분도 마찬가지일 것입니다.