업무 분장이 명확하지 않은 신규 업무 발생 시 1:1 미팅 또는 팀 미팅을 통해 팀원들의 의견을 들어본 후에 담당자를 확정하는 것이 바람직합니다.
적재적소에 인력을 배치하기 위해서는 그들의 의견을 듣는 것이 중요합니다. 시간 소요를 고려해 상황에 맞게 1:1 미팅과 팀 미팅 중 선택하면 될 것입니다.
새로운 업무가 주어질 경우 팀원들은 방어적인 자세를 취합니다. 그 결과 신규 업무 담당자 선정이 지연되면 회사 전체에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 팀원들의 의견을 묻는 과정에도 불구하고 지원자가 없었다면 신속하고 과감하게 업무 담당자를 선정하는 결단력이 필요할 것입니다.
현업적용 Comment
리더에게 업무 배분은 민감한 부분입니다. 특히 요즘과 같이 본연의 업무 외에 돌발적인 업무(비정형 업무)가 빈번하게 발생하기 때문입니다. 리더는 항상 자신이 옳다고 믿기 때문에 팀원들에게 시키는 것입니다. 옳지 않거나 중요하지 않으면 시키는 경우는 없을 겁니다. 그러나 팀원들은 이와 같이 리더와 같은 생각을 하지 않는 경우가 많습니다. 그렇기 때문에 특히 돌발 업무에 대한 업무 배분의 공정성이 필요합니다.
교육장에서 만난 어느 리더의 사례
"우리 팀원들은 돌발 업무 담당자 선정 회의를 하면 자발적으로 먼저 하겠다고 손을 듭니다. 왜냐하면 어차피 또 다른 돌발 업무가 생기는 것을 그들이 너무도 잘 알기 때문이죠."
팀원들이 참 힘들겠구나 하는 생각도 들지만, 대견하다는 생각이 더 많이 듭니다. 그리고 '해야만 한다'는 팀원들의 태도를 만든 팀 분위기 조성에 기여한 리더를 칭찬하고 싶습니다.
업무 배분의 기준: R&R (Role & Responsibilities)
리더가 돌발 업무든지 신규 업무든지 팀원들에게 배분하기 위해서는 먼저 각 팀원들의 R&R에 대해서 정확하게 알고 있어야 합니다. 그래야만 R&R 범위에 부합하는 어느 팀원에게 줄지에 대한 객관성을 가지게 됩니다. 그런데, 일 잘하는 팀원의 R&R 범위가 넓은 경우가 일반적입니다. 그래서 이 팀원에게 돌발 업무가 부가되는 경우가 많습니다. 그렇다면 이 팀원에게 가중된 업무는 상대적으로 R&R 범위가 좁은 팀원에게 이관해주어야 할 것입니다. 이와 같은 업무 배분의 기준이 바로 R&R (Role & Responsibilities)입니다. 당신은 팀원들의 R&R을 잘 알고 있나요?