오늘은 업무 실행력을 높이기 위한 Plan-Do-See의 단계 중 그 첫 번째! Plan 단계를 소개하고자 합니다.
Plan - Do - See 란 업무관리의 단계에서 주어진 업무를 수행하기 위한 기초를 다지는 과정으로 실행력 강화를 위해 필요한 매우 매우 중요한 단계입니다.
Plan 단계는 '과제 이해' '과제 8대 고려 요소 파악 및 계획 수립 및 '추진 계획서 작성' 이라는
시계열적 흐름으로 진행됩니다.
업무관리 Plan 1단계 - 과제 이해하기.
여러분들께서는 혹시 상사로부터 업무 지시를 받았을 때 우선 '네'라고 대답하고 '추측'을 통해 지시받은 과제를 수행해 본 경험이 있으신가요? 이런 현상은 'Yes&Guess' 현상이라고 불리기도 하는데요, 아마 직장 생활을 해보신 분이라면 한 번쯤은 이러한 'Yes&Guess'의 경험이 있으실 듯합니다. 'Yes&Guess'현상을 최소화하며, 상사의 지시 사항을 명확히 이해하는 방법에는 무엇이 있을까요?
정답은 바로 "메모하는 습관을 기르는 것"입니다. 들은 즉시 기록으로 남기고, 이후에 다시 한 번 상사에게 들은 내용을 확인하는 습관을 기른다면,조금이나마 업무 수행에 생길 오류를 줄일 수 있지 않을까 사료됩니다.
그리고 이해가 가지 않는 부분은 다시 한 번 상사께 질문하는 것입니다. 어찌 보면 정말 당연한 과정일 수도 있지만, 가끔은 급할 때면 그 냥 잊고 지나가는 경우가 많지요. 그래서 이러한 습관을 기르는 것에도 노하우가 필요하답니다. 메모 노하우를 알아보자!
메모 노하우란 주어진 과제의 1. 배경 / 2. 이해관계자 / 3. 목표 / 4. 범위 / 5. 기한 등의 항목을 체계적으로 정리해 보는 것을 의미합니다.
업무관리 Plan 2단계 - 과제 8대 요소 고려하기
간단한 노트를 통해 상사의 지시 사항을 명확히 이해하였다면, 그다음에는 추진해야 할 과제의 항목을 다음과 같이 분류하고 정의하는 단계가 필요합니다. 반드시 반영하고 분류되어야 할 항목! 이것이 바로 과제 8대 고려 요소입니다.
과제의 8대 고려 요소를 반영하여 계획을 수립하면 과제 수행 중 발생할 여러 가지 상황을 슬기롭게 극복하며 실행력을 가속화 시킬 수 있다는 사실!
물론 지시 사항을 명확히 하게 하기 위한 메모 단 게와 중복되는 항목이 있지만, 이는 반대로 생각해본다면 메모 단계를 명확히 함으로써 시간을 절약할 수 있고, 또 혹시 모를 누락 항목에 대하여 과제 8대 고려 요소를 통해 중복 확인을 할 수 있음을 의미합니다.
업무관리 Plan 3단계 - 과제 실행 계획서 작성하기.
상사의 업무 지시사항에 대한 메모, 그리고 과제 8대 고려 요소의 항목에 대한 고민의 과정이 끝나면, 이제 마지막으로 남은 것은 과제에 대한 실행 계획서를 작성하는 일입니다.
과제 실행 계획서는 <문서화 단계>를 의미합니다. 문서화란, 단순히 상사에게 보여주기 위한 문서의 의미가 아닌, 반드시 계획대로 실행하겠다는 문서 작성자의 의지와 약속이 함축된 것이기도 하지요. 즉, 업무 수행에 대한 상사와 작성자 사이의 '신뢰구축' 제 첫 번째 단계라고 볼 수도 있습니다. 그렇기 때문에, 문서를 작성하기 전 과정이 더더욱 중요하며, 많은 시간을 요구하는 것일 수 있습니다.
오늘은 업무 수행 Plan - Do - See 의 단계 중 Plan 의 3단계에 관하여 간략히 알아보았습니다. 업무 성과 창출을 위한 Plan, Do, See 단계가 완성되는 그날까지, PSI 컨설팅의 워크 스킬 교수진과 개발자들이 항상 응원하도록 하겠습니다 ^^