공개적인 장소에서는 일대일 면담을 하지 않는 것이 좋습니다.
일대일 면담은 개인적으로 받는 피드백과 같습니다.
일대일 면담을 위해서 필요한 사람은 상사와 부하직원 두 사람이면 족합니다.
하지만, 비밀스럽게 하는 것을 추천하지는 않습니다. 공개적인 부분과 개인적인 부분은 스펙트럼 선상에 존재합니다. 완전히 프라이버시를 유지하며 전문가처럼 진행해야 할 일은 별로 없습니다. 프라이버시를 고집하는 것은 개인 사무실을 확보하고 있다는 것을 시사합니다. 우리가 제시하는 지도 원칙은 공개적인 장소에서 일대일 면담을 하지 않도록 하되, 완전하게 개인적으로 할 필요는 없다는 것입니다.
매우 프로답게 공개적이지도 않으면서 비밀스럽지도 않게, 아침 10시에 카페테리아 중간에서 일대일 면담을 진행하실 수도 있습니다. 하지만 사람들은 꾸준하게 커피를 마시러 카페테리아로 밀려 들어오겠지요. 여러분은 중간 복도에서 4.5 미터 정도 떨어진 곳에 서로 테이블 하나를 두고 앉아 있거나, 아니면 나란히 앉아서 공개 장소에서 면담을 합니다. 이것은 공개적인 회의가 아닙니다. 여러분은 한 사람과 만나고 있기 때문에, 그들은 굳이 면담하고 있는 자리로 다가와 옆에 앉는 일은 없을 것입니다.
우리는 비밀 유지를 위해 굳이 적합한 장소를 찾아 나서는 것을 권하지 않습니다.
사무실이 있다면, 면담에는 안성맞춤입니다. 단순히 개인 사무실이라는 이유 하나로 귀하의 사무실을 면담 장소로 피하는 것은 잘못된 생각입니다. 부하직원들은 상사의 사무실을 두려워하지 않습니다. (만일 그렇게 여긴다면, 그들은 상사를 두려워하고 있는 것이겠지요.) 면담자를 두고 문에 가까운 쪽으로 앉을 필요도 없습니다.
하지만, 부하직원들의 자리로 가지는 마십시오.
당신의 집무실에서 6~7명, 때론 10명에 이르는 부하직원의 자리로 찾아가는 것은 이치에 맞지 않는 생각입니다. 오히려 그 직원들이 한 공간으로 오는 편이 현명한 일이며, 솔직히 여러분에게도 그렇게 하는 것이 훨씬 수월한 일입니다. 관리자는 이런 미팅을 여러 번 실시해야 합니다. 책상에서 일어나 집무실을 나와서 직원들의 자리를 찾아가는 것은 자신의 업무에도 방해가 되고, 여러분과 직원들 사이에 또 하나의 장애물을 설치하는 것과 마찬가지입니다.
만일, 여러분이 칸막이가 있는 책상에 앉아 있다면, 그 곳도 일대일 면담을 하기에 괜찮은 장소입니다. 책상이 놓여 있는 주변으로 3면이 가로막힌 업무 공간을 말합니다. 칸막이는 실제로 가로막힌 벽은 아니니, 그 장소는 일대일 면담을 하기에 충분합니다. 여분의 의자나 접이식 의자를 여러분 옆으로 놓고, 목소리를 낮추며 조용하게 대화를 나눠보는 것은 어떨까요?
이 글을 읽으면서, ‘음, 이건 아닌데,’라고 생각하실 수도 있습니다. 하지만, 많은 관리자들이 처한 현실에 비추어 볼 때, 이렇게 하는 것이 오히려 합리적인 해결 방안이라고 생각합니다. 부하직원들은 상사와 "굉장히 전문적인 관계"를 만들기 위해 굳이 숨막히는 회의실 속에서 완벽한 프라이버시를 필요로 하지는 않으니까요. 그리고 대부분 직장에서는 편안하게 느낄 수 있는 적당한 소음(키보드 소리, 프린터, 팩스가 돌아가는 소리, 사람들이 움직이면서 나는 소리, 에어컨이 돌아가는 소리 등)이 있어야 그 소음 속에서 조금 더 편안한 마음을 갖고 대화를 하는게 좋다고 생각합니다.
친숙한 공간인 사무실에서 장기간동안 부하직원들과 일대일 면담을 하면서, 서서히 충분히 상호 신뢰를 쌓게 되면, 직원들은 개인적인 일이나, 당황스러웠던 일들 또는 그들이 걱정하고 있는 일들, 가령 가족, 건강, 질병, 아니면 조직에 대한 두려움 등을 여러분과 함께 공유할 수 있다는 느낌을 받게 될 것입니다.또한, 직원들이 그렇게 느낄 수 있도록 리더인 당신이 제일 노력해야 한다는 사실도 잊지 마시기 바랍니다. 혹여나 직원들이 정말로 사무실 또는 회의실보다 좀 더 조용하고 프라이빗한 공간이 필요하다고 생각된다면, 그들은 주저 없이 그러한 요청을 할 것입니다.