매니저 툴즈에서는 부하직원들과 일대일 개별 면담을 권장하며, 아래와 같은 방식으로 진행됩니다.
1. 미리 일정을 잡는다.
2. 주 단위로 실시한다.
3. 30분 동안 실시한다.
4. 부하직원들 한 사람 한 사람과 실시한다.
5. 부하직원들의 이슈를 중심으로 대화한다.
6. 관리자가 면담 내용을 기록한다.
기록을 하지 않는다면, 이것은 매니저 툴즈의 일대일 면담이라고 할 수 없습니다.
일대일 면담의 효과성을 연구한 놀라운 결과 중 하나는 면담 노트를 작성하는 일이었습니다. 회의가 저와 같은 엔지니어에게는 ‘부드럽게’ 생각되는 ‘관계’에 관한 내용이었기 때문에, 기록을 할 필요가 없다고 생각했습니다. 그냥 대화만으로도 충분하다고 생각한 것이지요. 직원들과 토론을 하는 중에 노트에 기록을 하게 되면 서로 눈을 쳐다보며 대화하는 데 어려움이 있다고 생각했습니다.
하지만, 그런 생각은 완전히 틀린 것이었습니다.
연구에 참여한 직원들은 관리자들이 기록을 하게 되면 실제로 대화의 질이 올라가며, 회의가 더 중요하게 느껴진다고 말했습니다. 대화만 나누고, 다음에 해야 할 일에 대한 기록을 하지 않게 된다면 관여도가 낮아지고, 관심이 줄어들며, 대두된 문제들에 대한 대책을 수립할 가능성이 줄어들 것입니다.
기록이 소홀해지면 관리자들과 부하직원들이 일에 관해서 얘기할 가능성은 줄어들었습니다. 일부 사람들은 감사하다는 표시를 하기도 했으나, 많은 경우에는 대체적으로 기록이 부족한 것을 좋아하지 않았습니다. 이러한 방식은 비즈니스 미팅에 비해 일대일 면담을 개인 간 면담처럼 느껴지게 했습니다. 사실은, 일대일 면담은 실적에 관해서는 비즈니스 미팅에 가깝고, 때때로 개인 문제가 논의되기도 합니다.
일대일 면담에서 관리자들이 기록을 하지 않는 문제는 기록이 부족하다는 사실이 문제가 아닙니다. 이보다는 기록이 존재하지 않으면 그로 인한 책임도 존재하지 않는다는 사실 때문일 것입니다.
우리가 추천 드리는 노트 작성법은 간단합니다. 좀 큰 노트를 마련해서 부하직원별로 탭을 구분하거나, 아니면 직원 한 사람별로 얇은 노트를 준비하는 것입니다.
별도로 기록을 하고 싶지 않다면 그 이유는 항상 들고 다니면서 기록하고 기억을 위해 나중에 들춰 보기도 하는 ‘회의용’ 노트가 있기 때문일 것입니다. 만일 그 노트를 사용한다면, 여러분의 면담 노트는 다른 회의 기록과 뒤섞여서, 누구와 어떤 면담을 했는지 회의 기록을 찾기가 어려울 것입니다. 여러 페이지를 넘기기 전에는 이전 면담에서 어떤 내용에 동의를 했는지, 이슈가 무엇이었는지 어떤 피드백을 주었는지를 찾기 어려울 것입니다. (디지털 도구가 아닌, 펜과 종이를 사용하는 방법이 구식이라고 생각된다면, 노트북 컴퓨터와 태블릿 PC를 쓰는 가이드라인을 살펴 보시기 바랍니다.)
면담을 기록할 때 여러분이 특별히 주의를 기울여야 할 점을 알려드리겠습니다.
여러분은 기록 결과를 확인할 수 있는 자신만의 독특한 방식을 보유하고 있어야 합니다.
우리가 독특하다는 말을 하는 것은, 책상에서 어떤 면담지를 보더라도 이것이 무엇인지 첫 눈에 알아차릴 수 있어야 한다는 사실을 의미합니다.
일대일 면담 양식은 고도의 전략적인 문서가 아닙니다. 면담을 실시하는 모든 관리자들은 면담을 통해 이번 주에 일어나고 있는 일들에 대해 매우 자세하고 특정한 내용들을 기록하여야 합니다. 이런 식으로 진행되기 때문에, 면담을 하면서 부하직원이 매일매일 발생하는 일거리에 수반되는 과제와 책임을 이야기하지 않고서는 진행이 어렵습니다. 게다가, 일대일 면담은 관계를 형성하는 부분도 있기 때문에, 신뢰가 특히 중요합니다. 이 말은 특히 관리자들은 무슨 말을 해야 할 지 자신이 할 말에 대해 확신을 가지고 있어야 한다는 사실을 의미합니다. 이렇게 우리가 해야 할 일을 기억하는 것은 특별한 의미를 담고 있습니다.
우리는 여러분께서 피드백을 보존하시길 권장합니다. 이점에 대해서는 그렇게 하는 이유를 다시 얘기하겠습니다. 하지만 이 일을 반드시 세밀하고 완벽하게 해야 한다는 뜻은 아닙니다. 부하직원의 성과를 추적하기 위해 피드백 기록을 검토할 수 있습니다. 심각한 경우, 현재 징계 또는 해고의 위기에 직면한 직원들과의 성과 커뮤니케이션 기록이 필요하게 될 수도 있습니다.
일대일 면담 노트의 나머지를 코칭 노트와 섞지 말고, 일대일 면담지 뒷면에 작성하십시오. 평범한 노트를 준비한다면, 주간 노트를 처음에서부터 끝까지(반대로 하면 안 됨) 연대기적 순으로 작성하시어, 노트나 해당 폴더를 열었을 때, 금주의 면담 기록 옆에는 지난 주의 기록이 보이도록 할 수 있을 것입니다.
출처 : 성공적인 관리자가 되는길 (도서 가제)