매니저 툴즈에서는 부하직원들과 일대일 개별 면담을 권장하며, 아래와 같은 방식으로 진행됩니다.
1. 미리 일정을 잡는다.
2. 주 단위로 실시한다.
3. 30분 동안 실시한다.
4. 부하직원들 한 사람 한 사람과 실시한다.
5. 부하직원들의 이슈를 중심으로 대화한다.
6. 관리자가 면담 내용을 기록한다.
일대일 면담을 하려면, 여러분이 담당하고 있는 직속 직원들과 실시하여야 합니다.
때때로 고객사의 관리자들과 만나서 얘기하게 되면 이런 평가를 듣게 됩니다.
“글쎄요, 전 바로 밑의 두 사람하고만 면담을 진행 합니다.”
“그 두 사람들과는 일주일에 한 번, 다른 사람들과는 2주에 한 번씩 실시하고 있습니다.”
이러한 선택은 부하 직원들 사이에서 팀이라는 정서를 형성하는 데 저해가 됩니다. 근본적으로, 이런 방법은 직원들에게 “자기는 그 직원보다 덜 중요하지.”라고 말하는 것과 마찬가지입니다. 그렇게 한 이유는 여러 가지가 있겠지만, 직원들은 이 점을 그렇게 생각하지 않습니다.
직원들 한 두 사람과 특별한 경우를 만들려면, 다른 팀 구성원들에 비해 시간을 더 할애하는 경우에는 문제가 없습니다. 그 문제는 주어진 일대일 면담 시간에서 한 번에 해결하시기 바랍니다. 프로젝트나 문제가 되고 있는 이슈 사항을 하거나, 특별한 역할 수행의 문제점 등을 논의하기 위해 특별히 한 시간을 배정하십시오.
일대일 면담은 직원들 사이를 차별화하기 위해 하는 것이 아니며, 직원들 한 명 한 명을 위해 시간을 마련하여, 개별적으로 관계를 형성해 나가는 작업입니다. 엔지니어 관점에서 생각해 봅시다. 원하든 원치 않든, 부하직원들과의 관계는 성과의 견인차입니다. 우수한 직원들뿐만 아니라 ‘모든’ 직원들에 대해서 더 많은 사실을 알게 될수록, 그들은 상사를 더욱 신뢰할 것이고, 관리자는 각자로부터 최대한의 역량을 더 잘 끌어낼 수 있을 것입니다.
우리는 관리자들로부터 “부하직원 20명과 모두와 만나기 위해 2주 간격으로 일대일 면담을 실시한다”는 이야기를 듣곤 합니다. 자세히 조사해 보면, 직접 보고를 하는 직원들은 네 명이고 나머지 16명은 그 네 명에게 보고를 하는 직원들이었습니다. 그 16명의 직원들도 물론 조직의 일부로서 중요한 사람들이지만, 그들은 직접적인 부하직원은 아니었습니다. 우리가 이 사실을 관리자들과 공유하였을 때, 그들은 ‘최근에 이 직책으로 승진하기 전 관리하던 친구들과 계속 친분을 유지하기 위해서’ 그렇게 하고 있다고 말했습니다.
엄밀히 말해서, ‘부하직원 (Direct)이란 조직 내에 있는 누구를 막론하고 여러분에게 직접적으로 보고하는 사람을 의미합니다.
더 나아가서, 여러분이 직접적인 부하직원의 아랫사람들과 일대일 면담을 실시하는 것은 바람직하지 못한 생각입니다. 부하직원의 아랫사람들과 ‘관계를 유지하는’ 방법은 무엇일까요? 우선, 부하직원들이 그들의 부하직원들과 일대일 면담을 실시하도록 하십시오.
여러분의 직속 관리자들은 그들이 관리하는 직원들과 관계를 유지해야 할 책임이 있습니다.
여러분이 부하직원의 아랫사람과 관계를 유지하는 방법은 직속 부하직원들과 굳건한 관계를 유지함으로써, 그들도 자기 부하직원들과 그러한 관계를 유지할 수 있도록 하는 것입니다. 이런 경우에 더 적합한 다른 모델은 없습니다.
이 말은 여러분이 두 단계 또는 세 단계 아래인 직원들과 같은 관계를 유지할 수 없다는 사실을 의미합니다. 그렇게 하는 것이 권장되지 않기 때문에 그럴 일도 없겠지만, 상관은 없습니다. 사실, 그러한 노력은 여러분이 관리자로서 가진 가장 귀한 자원인, 여러분의 시간을 낭비하는 일입니다. 여러분 아래에 있는 직속 관리자들이 성공적인 조직 관리자가 되도록 도와주십시오. 이렇게 하는 것이 조직이 성장하면서도, 건강해지고, 효과성을 유지하는 길입니다. [There’s a Cast for ThatTM.]
출처 : 성공적인 관리자가 되는길 (도서 가제)