매니저 툴즈에서는 부하직원들과 일대일 개별 면담을 권장하며, 아래와 같은 방식으로 진행됩니다.
미리 일정을 잡는다.
주 단위로 실시한다.
30분 동안 실시한다.
부하직원들 한 사람 한 사람과 실시한다.
부하직원들의 이슈를 중심으로 대화한다.
관리자가 면담 내용을 기록한다.
데이터를 보면 30분이라는 시간은 일대일 면담을 정하기 가장 좋은 황금의 숫자입니다.
30분을 넘겨서 얻을 수 있는 혜택이 없으며, 길어지게 되면 대체로 약속을 못 지키게 될 가능성이 있습니다. 30분 이상으로 일대일 면담을 정하는 관리자들의 의도는 좋지만, 종종 더 약속을 취소하는 일이 빈번하게 발생합니다. 직원들은 이 점을 주목하고 있습니다.
일주일마다 실시한다면, 가치 측면에서 볼 때도 30분을 넘길 필요가 없습니다. 여러분은 모르지만, 우리가 보유한 데이터에는 시간을 늘려서 그 이상으로 기대할 수 있는 가치는 없다고 나와 있습니다.
45분간 일대일 면담을 실시하거나, 심지어 1시간으로 면담 시간을 늘리게 되면, 30분 했을 때 이상으로 성과나 직원 유지율에서 뚜렷한 개선점을 발견하지 못했습니다.
반면에, 약속을 지키지 못하는 일들이 발생했습니다. 회의가 취소될 가능성이나 면담 시간이 확 줄어들 수 있는 가능성이 발생했습니다. 또한 30분 이하로 일대일 면담을 했을 때, 결과가 비슷하게 나빠지는 것을 확인했습니다. “시간이 너무 부족합니다.”라고 말하는 직원들의 평가에 얽힌 방대한 일화들이 쏟아졌습니다. 20분간 하기로 한 면담 시간이 늦게 시작하면, 면담을 하는 의미 자체가 퇴색된다는 사실에 관리자와 부하직원들은 모두 의견을 같이했습니다. 우리는 많은 회의들이 정해진 시간보다 늦게 시작되는 점을 잘 알고 있죠.
정해진 일대일 면담 일정을 실제로 실시한 횟수를 나눈 비율인 ‘면담 준수율’(Compliance Rate)에 대해서, 데이터는 85%의 준수율이 여러분이 기대하는 결과와 그 이하에 대한 경계선으로 보고 있습니다. 몇 달에 걸쳐 수집된 자료를 보면, 정기적으로 85% 이상 일대일 면담을 실시하는 관리자들은 일대일 면담을 100% 실행하였을 때 관리자들이 얻을 수 있었던 결과와 직원 유지율을 비슷하게 달성할 수 있었습니다. 하지만, 일단 준수율이 85% 이하로 내려가면, 성과와 직원 유지율도 하락합니다. 준수율이 50% 아래로 떨어지면, 비용 대비 효과성 측면에서 일대일 면담을 중단하는 것이 낫습니다.
회의 행동을 연구하면서, 우리는 40분 또는 45분 정도에 해당하는 내용을 느긋하게 1시간 정도 얘기하는 것보다는 30분 정도로 압축해서 진행하는 것이 낫다는 사실을 알게 되었습니다. 회의 스케줄을 다소 길게 잡으면, 직원들은 회의 준비를 소홀하게 하게 되고, 관심도도 떨어질 것입니다. 시간을 압축하여 30분이라는 압축된 시간 동안 운영한다면, 관리자와 직원들 모두는 시간을 버리지 않고 충분히 사용하려고 노력할 것입니다. 늦게 시작해서 늦게 끝나는 한 시간 동 안의 회의를 원하는 사람이 어디 있으며, 연거푸 지연되는 한 시간짜리 회의 행진을 이어가고 싶어할 사람은 아무도 없을겁니다.