이제 당신은 직원들과 1:1 면담을 하게 되었습니다.
근데, 생각보다 문제들이 곳곳에서 발생하는 것을 보게 되고, 적잖이 당황할 때가 많습니다.
실행하고자 하는 중요한 일정을 앞두고 있을 때,
예상하지 못했던 질문에 대해 답변하거나 또는 문제 해결을 위한 준비를 해야합니다.
새로운 아이디어를 소개할 때 격렬하게 상대방과 옥신각신할 생각이 없다면, 굳이 이런 준비를 할 필요는 없겠지요.
훌륭한 아이디어를 낸다고 해서 무조건 직원들이 상사의 의견에 동의하지는 않습니다.
오히려 그 정반대일 경우가 많습니다. 정확하게 말하면, 부하직원들은 인간답게 여러분에게 반응한다기 보다는 여러분이 상사라는 인식에 반응한다고 보는 것이 맞을 것 같습니다.
직원들은 상사를 그냥 상사라고만 생각하고 있지요. 그들의 머릿속으로는 여러분을 먼저 윗사람 자체로 인식하고, 그 후에, '그 분 나름 괜찮은 사람'이라고 생각합니다.여러분의 모든 행동은 역할의 힘과 그 역할이 부하직원의 경력 및 가족에 영향을 줄지도 모르는 두려움이라는 렌즈를 통해서 비춰집니다.
부하직원 1 - "왜이리 사사건건 관여하시나요?"
부정적인 반응에 답변하는 방법을 알려드리기 전에, 여러분이 처한 상황이 어떠한지 기억하시기 바랍니다. 여러분은 상사가 일주일에 한 번씩 만나 30분간 대화를 나누자고 하는 요청을 거부하시겠습니까? 당신이라면 그렇게 했을까요? 하지만 부하직원 중 한 사람이 자신을 지나치게 간섭하려 한다고 비난할 때는, 이를 정면으로 돌파하시기 바랍니다. 여러분은 아래와 같이 조용하고 침착한 목소리로 말해줄 수 있습니다.
미세 관리라는 표현은 말 그대로 불합리한 관리 방식이지만, 일대일 면담은 불합리한 방식이 아닙니다.
바로 이 점에 있어 비효율적이고 비효과적인 형태의 커뮤니케이션, 가령 상사를 만나기 위해 대기하거나, 10분 단위로 세 번의 면담을 가질 지, 열 가지 다른 과제들로 15분간 대화를 할 지 등과 같은 쓸데 없는 고민거리를 제거해 주는 새로운 형태의 소통 방식이라는 데 그 의의가 있습니다. 이를 통해 부하직원은 좀더 자주, 적절한 시기에 피드백과 코칭을 받을 기회를 늘리되, 불필요한 이메일로 인한 오해를 줄이고, 지나치게 높거나(낮은) 운영상의 템포를 꾸준하게 유지시키는 커뮤니케이션을 하는 것입니다.
부하직원 2 - "매주 30분씩 면담할 시간이 없습니다."
자신이 너무 바쁘다는 이유로 일대일 면담을 할 수 없다는 것이 부하직원들로부터 두 번째로 많이 듣는 거부 사유입니다. 많은 조직에서 이런 일들이 발생합니다.
바로 이런 이유에서, 일대일 면담을 시작한다고 선언할 때, 우리는 지금 당장 면담을 하는 것이 아니고, 현재로부터 3주 후에 시작한다고 말해보면 어떨까요?
그렇게 하는 이유는 일정을 잡기 위한 여유를 고려해서 입니다. 부하직원들이 면담 일정을 선택하는 데에는 하루 이틀이 걸립니다.
또 그들은 주어지는 질문에 대해 답변을 할 시간이 필요합니다. 관리 방식을 바꿀 때는 이와 관련된 질문이 있기 마련입니다.
일정이 늦춰지게 되면 모든 사람들에게 이 변화를 공유하는데 시간이 필요하기 때문입니다.
게다가, 그 시간들은 직원들이 얻을 수 있는 안내 사항에 대해 듣거나 읽어볼 수 있는 기회가 됩니다.
너무 바빠서 일대일 면담에 할애할 시간이 없다고 말하는 직원에게 해 줄 수 있는 또 한 가지 효과적인 대답은, 너무 바쁘면 아무것도 완수할 수 없으니, 그 사람이 중요한 일을 가장 먼저 하고 있는지를 점검할 필요가 있겠다고 대응하는 것입니다. 그 말은 일대일 면담을 통해 현재 하고 있는 과제에 대해서 더 논의한 후 진행 상황을 한 줄로 정렬하자고 제안하는 것입니다.
물론 여러분들에게 여기 나온 예시보다 더욱 더 많은 시련들이 펼쳐질 수도 있습니다.
그 중 리더들이 제일 많이 듣는 말들은 대부분 관계의 어려움에서 나오는 말들 일것입니다.
허나 관계의 힘이 가장 중요한 지렛대가 되어, 대화로 이 상황을 풀어나간다면, 이후 더 좋은 방향으로 일대일 코칭 임무를 완수할 수 있을 것입니다.